テレワーク歴20年

こんにちは。エージーワークス代表の増本です。

緊急事態宣言発令後、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、在宅勤務となった方も多いのではないでしょうか。

創業以来、東京ー福岡のテレワークで業務を行なって来た経験値として、テレワークの条件と、コツのような物をご説明できれば、と考えています。

まず、テレワークでのスムーズな進行にはいくつか条件があります。

①それぞれが役割を果たせる技術力がある
②コミュニケーションを取れるツールを使いこなす
③リモートで操作できる環境がある

そして何より重要なのは、

④各個人に仕事を遂行する責任感がある

だと思います。

【①役割を果たせる技術力】

弊社では1名が自宅で子育てをしながらの在宅ワークを2年ほど続けています。

就業時間に縛られず、通勤時間というロスをなくせる在宅勤務は、子育てと仕事の両立には不可欠では、と思います。

彼女の場合、決められた仕様への対応はもちろん、概念的な要望にも、勘所を掴み、形にして提案する、といった対処が可能な技術力があります。

よって、提出時間、納期の指定がなければ、時間は自由に使って進めて良い、という事にし、業務さえ進行してもらえば、どの時間を使うかは本人の自由にしてもらっています。

極力時間は自由に、それでも期日までに成果物を必ず納める。
その技術力がまずは必要と考えます。

【②コミュニケーションを取れるツールを使いこなす】

次にコミュニケーションについて。
各人の案件の進行具合や成果物を、端的に、正確に他のスタッフに共有する様、心がけています。

世にコミュニケーションを取れるツールは多々あります。

弊社の場合は主にskypeとメッセンジャーです。
が、ここでの問題は、どのツールを使うかではなく、そのツールを使って何を伝えるのか、何を共有するのか、だと考えます。

各人の役割、為すべき事、納期、優先順位はなるべく丁寧に、詳細にわたり共有する事で、コミュニケーション不足によるロスを防ぎます。

ビデオチャットのクオリティの進化に、ついテレワーク時にも言葉だけで説明しがちですが、認識に齟齬があった場合の把握、解消が難しいのもテレワークの特徴です。

よって、簡単な事でもなるべくメッセンジャーを使って共有、ログとして残す事で、トラブルを防ぎ、効率化を図っています。

「文章だとニュアンスが伝えにくいから」と言う理由は、概ね「説明が面倒だから」という事ではないかと思います。
文章で伝えるために整理をしてゆけば、自ずとその内容自体が整理され、何をどう伝えてどうして欲しいのか、など、伝えたい事、フィードバックして欲しいことを、端的に、明確に説明できると思います。

【③リモートで操作できる環境】

リモートで使うツールとしては、特別な事は独自に東京、福岡でそれぞれサーバーを立てファイル共有している、という事くらいでしょうか。

コミュニケーションにはskypeやメッセンジャー、取引先とはslack、backlog、zoomなど。

VPN接続やIP制限やOS、ブラウザ制限などでどうしても社内のマシンを使う必要がある場合などはchromeのリモート機能で対応しています。

これだけでスムーズに業務進行ができています。

【④各個人に仕事を遂行する責任感】

これらを実現し、継続させられるのに最も重要なのはやはり、社員の資質だと思います。

責任感あるスタッフだからこそ、任せられるし、自由に働いてもらえる。

もちろんこれは本人の資質もありますが、それを維持、継続し、責任感を持って仕事を進める気になってもらうためには、会社として、上司として、やるべき事を明確にし、しっかりと共有、都度きちんと精査し、常に社員と、仕事と向き合い、「一緒に働いている」と言う意識をお互い持つことが大事なのでは、と思います。

取り掛かる業務の内容、進行度合い、進行の優先順位など希望度合いなどを明確に提示する。その明確な指定が、本人にもやる気や責任感を生み出し、会社全体の業務進行の効率化も生むのでは、と思います。

私もやもすればつい、スタッフの責任感に甘えてしまいがちなので、自戒を込めて文章にしてみました。

書いてる内容は、至極普通の事かもしれませんが、テレワーク時、何かのご参考になれば幸いです。

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